《コラム》テレワークの労働時間管理　／　《コラム》オンライン会議　会議の効率を高めるには

《コラム》テレワークの労働時間管理

◆テレワークでも労働時間の考え方は同じ

基本的には以前と同じ労働時間制度を使うようになるでしょう。1日8時間、週40時間制のスタンダードで固定的な労働時間制を敷いていたならそのままでよいし、今までフレックス制度や裁量労働制を適用していたら導入後もその制度を適用してもよいのです。ただ、通勤時間がなくなるとこれらの制度は変更される場合があるでしょう。

◆テレワークの勤怠管理

労働時間管理では「テレワークの勤務開始と業務終了が把握しにくい、休憩時間がとりにくい」などを懸念する場合があるかもしれません。ルール決めをしておけば勤務中か離席かわかりやすくなります。

①始業時

業務開始時に「業務を始めます」という開始報告メール、チャットツール、電話等所定の方法で行います。

②休憩時

休憩開始時に「休憩に入ります」という報告メールをします。

③休憩終了時

休憩終了時に「休憩終了します。業務に戻ります」というメールをします。

④業務終了時

業務終了時に「業務を終了します」という終了報告をメールでします。

近年は社員が勤怠打刻をスムーズに行えるようなクラウドのシステムもあります。

◆中抜け時間の取り扱い

在宅勤務で子供の送迎があったり病院などへ連れて行ったりと、私用で就業中に外出等があった場合は賃金支払いの対象外ですが、賃金カットでなく、始業終業の繰り上げ繰り下げで1日の所定労働時間は満たすことを認めている企業も多いようです。中抜けの際も連絡メールするようにルール決めは必要です。

◆時間外労働の取り扱い

在宅勤務では長時間労働になりやすい要素があります。夕食後に仕事を再開したり休日でも仕事をしたり、オンとオフの区別がつきにくくなりがちです。目に見える成果を上げたいと頑張って長時間になる場合もあるようです。このため一定のルール（時間外にメールの送受信を控える、アクセスの制限、残業の申請等）が必要になるでしょう。従業員の健康面と割増賃金のコストに留意しましょう。

《コラム》オンライン会議　会議の効率を高めるには

◆コロナ禍でオンラインによる会議増加

テレワークに移行したものの平均で約17％も労働時間が増えたという調査結果がありました。特に社内会議が増えたそうです。オンライン会議は気軽に予約や招集ができるため社内会議の増加になっているのです。1週間の稼働時間の内４割程度が社内会議に費やされていたという調査結果もあります。社内会議に費やす時間を減らすには不要な会議をなくすことです。

◆会議の目標をはっきりさせておく

会議の目標をはっきりさせることが不要な会議を減らすために必要です。必要な会議でも出席者がその目標をきちっと把握していないと無駄になります。事前に会議の目的を全員が共有することが必要でしょう。

社内会議は「共有」「決定」「アイデア」に分類できますが、３分の２は共有に費やされている状況です。定例会議などはほとんどがこれに該当します。次に多かったのはアイデアであり、決定はわずか1割余りで決定を後にしていることが多いともいえるでしょう。

◆会議の良し悪しは準備次第

会議の出来は準備がしっかりできているかにかかわっています。しっかり準備して短い時間で成果の出る会議にすることが大事です。準備には何が必要でしょうか。

①資料のフォーマットを統一

時間をかけて資料を作っても活用されなければ無駄になります。資料を見る方も多すぎると頭に入りません。会議資料は様式を統一して時数制限を設け入力も多すぎないようにします。事前に送っておくときに資料の意味、目的なども知らせ、見ておいてほしい場合は全体か特定の場所かを指示します。参加者のレベルがそろうと本題に早く入れます。

②招集文の件名で参加者意欲を持たせる

会議に参加してもらうだけでなく受け身で参加するのでない、自分の役割を意識してもらう動機づけとなるようなタイトルをつけるのが必要です。会議目的が記載され、10文字後半から20文字前半位の文字数で参加者へのメッセージを伝えると会議がうまく進むそうです。

③会議時間は内容にもよりますが45分程度がベストという結果が出ています。